Reym, een van de grootste industriële reinigers van ons land, is samen met VanMeijel bezig met een omvangrijk traject om de automatisering optimaal af te stemmen op de toekomstige werkprocessen. Bij het project staan ketenintegratie, efficiëntere werkprocessen, up-to-date informatie en kostenbeheersing centraal. Reym wil een state-of-the-art ICT-omgeving en -infrastructuur creëren, om de verdere groei van het bedrijf te ondersteunen. Volgens de business case levert het project in de komende jaren aanzienlijke besparingen op.

Reym B.V. is met meer dan 500 werknemers één van de grootste dienstverleners op het gebied van industriële reiniging, transport en afvalmanagement. Het bedrijf is gespecialiseerd in de industriële reiniging van (petrochemische) fabrieken en installaties. Reym opereert landelijk en heeft naast het hoofdkantoor in Amersfoort vestigingen bij de belangrijkste centra van de (petrochemische) industrie in Amsterdam, Beverwijk, Rotterdam, Sittard en Veendam. Reym heeft er niet alleen voor gekozen om dicht bij de klant te zitten, maar streeft ook naar een langdurige relatie en intensieve samenwerking met de klant. Daarvoor zijn integratie met de bedrijfsprocessen van de klant en koppeling van ICT-systemen noodzakelijk. Al in 2007 voerde Reym samen met VanMeijel en HRW Logistic & Industrial Services een project uit, waarbij het ERP-systeem Metacom volledig werd geïntegreerd met het bestelsysteem van de NAM. Dankzij die integratie werd het gehele orderproces inclusief de financiële afhandeling geautomatiseerd. Die manier van werken stond model voor de automatisering nieuwe stijl.

Reym werkt al vanaf 2001 met het ERP-systeem van VanMeijel. Het ERP-systeem werd destijds na een intensieve voorbereiding geïmplementeerd en heeft tien jaar lang zonder problemen gefunctioneerd. Om de nieuwe doelstellingen op het gebied van dienstverlening, klantenbinding en groei te realiseren werd het project ‘Reym 2020’ gestart. Doel was de gevolgen van de toekomstplannen voor IT en automatisering in kaart te brengen en een ICT-infrastructuur te ontwikkelen, waarmee het bedrijf ook op het gebied van ICT trendsetter zou blijven. Er werd een intensief traject gestart, waarbij het MT en alle key users betrokken waren. Tijdens een aantal sessies werden twintig ideeën voor de optimalisering van de werkprocessen en de ICT-ondersteuning gelanceerd, waarvan er uiteindelijk negen overbleven. Die kregen allemaal een plek in ‘het huis van de toekomst’, een soort laboratorium voor ICT- toepassingen.

Eén van de belangrijkste doelen van het huis van de toekomst is het transparant maken, digitaliseren en optimaliseren van de logistieke processen. “We willen informatie over dienstverlening en prijzen bijvoorbeeld via internetportals inzichtelijk maken en de klant de mogelijkheid bieden om via datzelfde systeem direct producten of diensten te bestellen”, licht Aad van Marrewijk, financieel directeur van Reym toe. “Ook willen we de klant inzicht geven in de planning, de uitvoering en de kosten. Dankzij die systematiek worden inkoop, orderverwerking, logistiek en de financieel- administratieve afhandeling enorm verbeterd. De interne processen en de projectinformatie moeten daar natuurlijk op aansluiten. Ook die worden volledig gedigitaliseerd en via een document management systeem toegankelijk gemaakt. Voor de invoer en verwerking van uren en materiaal op locatie of de inkoopfactuurcontrole gaan we handhelds en de business proces management oplossing van VanMeijel inzetten. Waar mogelijk worden die met Metacom en met de systemen van de klant geïntegreerd. Belangrijk in het nieuwe project is ook de stroomlijning van de financieel-administratieve werkprocessen in de verschillende vestigingen van Reym. Die gaan met gemeenschappelijke databases en uniforme processen werken, met name om actuele en onderling vergelijkbare managementinformatie en rapportages uit het systeem te kunnen halen.“ Van Marrewijk heeft een solide business case geformuleerd. De totale investering in de nieuwe ICT- omgeving bedraagt zo’n anderhalf miljoen euro, maar Reym verwacht dankzij de nieuwe manier van werken meer dan voldoende besparingen te realiseren om deze investering te rechtvaardigen..

In ‘het huis van de toekomst’ blijft Metacom de basis voor de automatisering. Reym stapt wel over op versie 8.2 van het ERP-systeem. Die is in technisch opzicht zeer geavanceerd, waardoor digitalisering en koppeling van documenten maar ook integratie en informatie-uitwisseling met systemen van derden mogelijk is. Die overstap heeft overigens al in november 2011 plaatsgevonden om de medewerkers de kans te geven aan de look-and-feel van de nieuwe versie te laten wennen. In 2012 worden stapsgewijs de nieuwe werkprocessen en toepassingen ingevoerd. Ze worden eerst in nauwe samenwerking met VanMeijel in proeftuintjes ontwikkeld en getest. Pas als een toepassing helemaal klaar is, wordt ze vestiging voor vestiging uitgerold.